手把手教你玩转 Excel 数据透视表

1.  什么是数据透视表

数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式分析工具。使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视,并建立交叉表格,用以查看数据表格不同层面的汇总信息、分析结果以及摘要数据。

使用数据透视表可以深入分析数值数据,以帮助用户发现关键数据,并做出有关企业中关键数据决策。

2.  为什么使用透视表

简单、高效、灵活、出错率低。

3.   什么时候用数据透视表

  • 找出同类数据在不同时期的某种特定关系
  • 以简洁友好的方式,查看大量的表格数据
  • 对数值数据快速分类汇总,按分类和子类查看数据信息
  • 建立交叉表格,将行移动到列或将列移动到行,以查看数据源的不同汇总
  • 快速的计算数值数据的汇总信息、差异、个体占总体的百分比信息等
  • 数据源经常变化

4.   数据透视表的使用方式

4-1 数据源

用于生成透视表的原始数据成为数据源。

数据源需要们组一定的规则才能成为一个合法的数据源,详细规则如下:

  • 每列数据的第一行是该列的标题
  • 数据源不能包含空行和空列
  • 数据源不能包含空单元格
  • 数据源中不能包含合并单元格
  • 数据源中不能包含同类字段

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图

上图中,方框圈出的区域都属于不合法的数据区域。其中,绿色区域为合并单元格,黄色为空白单元格,蓝色为同类字段,均不符合对标准数据源的要求。

4-2 透视表刷新

透视表刷新粉两种方式,手动刷新和自动刷新。

手动刷新下,也分为两种情况,分别是数据源区域未改变及数据源区域发生改变。如果只是单元格数值发生变化,可以选中透视表区域右键刷新或者在透视表分析面板中点击刷新。而如果对数据源进行了删除或新增,则需要手动的去更改数据源。

自动刷新可以在数据透视表选项面板中选择打开文件时刷新数据或使用VBA自动刷新数据表。

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图1

5.   切片器

透视表默认提供了筛选、排序等功能,但在需要多维度筛选分析数据或者多个透视表之间共享筛选条件时,默认的筛选按钮操作起来十分繁琐,并且不够直观,在这种情况下,可以使用切片器来达到数据筛选及共享条件效果。

切片器是Office 2013以上版本才有的功能,主要作用就是简化数据筛选,可应用在超级表或者透视表上。给文件中普通的区域套用表格样式之后,该区域会变成超级表,在此选择该区域,就可以插入切片器了,详细操作如下:

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图2

切片器同样也可以应用于透视表,在一个Excel文件中,基于相同的数据源,可以生成多个透视表,这些透视表之间会共享数据透视缓存。此时基于某个透视表创建的切片器,选择报表连接,即可与其它透视表共用同一个切片器,实现筛选条件的同步,详细操作如下:

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图3

6 透视表的应用场景

6-1 教学管理系统

生成课表是教学管理系统中的一个高频需求点,使用透视表可以十分快捷地生成每个班级的课程表,具体操作如下:

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图4

除了制作每个班级的课程表之外,简单的改变透视维度,又可以生成每位老师的课程表:

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图5

上边生成的透视表可以让老师们直观的看到自己每天的课程数量,也方便管理者更加直观地了解员工的工作量。

6-2 人事管理系统

人事管理系统中,高频的需求点就是对人员的分类汇总。例如,我们需要对公司所有员工按照性别进行分类,就可以基于人员信息生成透视表,具体操作如下:

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图6

该透视表,行维度为部门信息,列维度为性别,最终统计字段为员工姓名。只需简单几步,即可直观的看到人员性别的统计数据,再也不需要我们去做筛选后再统计数据了。初次之外,透视表可以应对复杂多变的统计条件,某一天,你的领导突然想知道公司人员的学历占比,此时你只需要

轻轻调节维度信息,就可以快速交工,又可以快乐的摸鱼了。基于透视表,可以生成更加直观炫酷的透视表,是时候在领导面前秀一波了。

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图7

除此之外,透视表也可用于区间数据汇总分析,例如,我们可以分年龄段统计人数。并且统计结果黏贴为普通区域,基于该区域生成一张有对比效果的图表,一起来看看吧~

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图8

6-3 在销售中的应用

在销售管理系统中,一个高频的需求点就是根据销售订单,快速生成月报、季度报告、年报等等。使用透视表,只需要简单几步,即可完成报告的生成,再也不需要苦哈哈的手动去统计数据,之后再制作报表了。首先,我们基于销售历史数据生成一张透视表,并按照销售日期等维度制作一张基础透视表。

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图9

接下来,我们对日期创建组,实例中以月维单位,实际项目中,可以根据实际需求,按照季度等其它单位创建组。

手把手教你玩转 Excel 数据透视表插图10

透视表在实际业务中应用广泛,也可应用于报表的合并分析及拆分。

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